Iedereen, ongeacht branche of sector, heeft te maken met meetings. Heb je jezelf de vraag wel eens gesteld: Wat doe ik hier? Of waarom moet ik bij deze vergadering zitten? Er is niets vervelender dan bij een vergadering zitten en geen idee hebben waarom je ervoor bent uitgenodigd. Het is belangrijk om te weten wat een vergadering ‘goed’ of ‘fout’ maakt, maar ook hoe je dit kunt verbeteren. Dus, dat is precies het doel van dit artikel!
Waarom meetings?
Waarom houden we nu eigenlijk vergaderingen? Vergaderen is een sterk middel om tot een besluit te komen. Tegenwoordig worden er veel te vaak vergaderingen gehouden om collega’s te updaten of te laten meeluisteren. In een slecht geval gaat het ook nog eens om periodieke vergaderingen die alsmaar terugkomen. Het voelt daardoor eerder als een routine dan dat er echt de waarde van in wordt gezien. Vergaderingen geven ook de mogelijkheid om op elkaar te reageren. Iedereen kan een mening hebben op een voorstel, en door een vergadering kan dit duidelijk uitgesproken worden.
Het is de bedoeling dat je bij een vergadering aansluit als je betrokken moet zijn bij het maken van het besluit. Is dit niet het geval? Sla de vergadering dan deels of helemaal over. Mocht je zelf de vergadering organiseren, houdt hier dan ook rekening mee wanneer je de uitnodigingen verstuurd. Maak de vergaderingen ook niet te lang. Hoe langer de vergadering, hoe groter de kans dat de concentratie er op het einde niet meer bij is. Hou de vergadering zo kort mogelijk. Ben je aan het einde van de vergadering pas halverwege, stop met de vergadering en plan een vervolg in voor de rest van de topics.
Tips
Organisator of deelnemer, het maakt niet uit. Hieronder zijn er een aantal tips toegevoegd die jou kunnen helpen met het efficiënter maken van de vergaderingen.
Het doel van een meeting bepalen (geen doel = geen meeting)
Een vergadering zonder doel kan alle kanten opschieten. Hierdoor kunnen tactische doelen met strategische doelen en administratieve doelen gecombineerd worden. De concentratieboog van de deelnemers zal afnemen en de meeting zal meer tijd in beslag nemen dan nodig. Door van tevoren het doel van de meeting vast te stellen, limiteer je wat er tijdens een meeting besproken kan worden. Hierdoor zal de meeting efficiënter worden en zorg je ervoor dat de deelnemers niet afdwalen.
Altijd een agenda hebben (geen agenda = geen meeting)
Net als met het bepalen van een doel voor een vergadering, is het belangrijk om een agenda op voorhand op te stellen. Hierdoor breng je een duidelijke structuur in een vergadering aan. Niet alleen voor jezelf maar ook voor alle deelnemers. Ook geef je hiermee alle deelnemers de kans om zich voor te bereiden op de agendapunten, in plaats van improvisatie on the spot. Door deze voorbereiding begint de vergadering niet met het zenden van informatie, die vervolgens verwerkt moet worden en iedereen vormt hier een mening over. Voor de vergadering heeft iedereen zich ingelezen en hebben zij hun mening gevormd, zodat de vergadering in het teken staat van deze delen en discussiëren. Vergaderingen zullen hierdoor ook minder tijd in beslag gaan nemen.
Actielijst
Tijdens een vergadering ontstaan er actiepunten. Op het moment van de vergadering kunnen deze voor iedereen duidelijk zijn, maar de volgende dag is het toch wat vaag wie de verantwoordelijkheid had voor de taak. Zorg er daarom voor dat er een actielijst opgesteld wordt waarop staat:
- Welke actie er uitgevoerd moet worden;
- Wie er verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de actie;
- Wanneer de actie voltooid moet zijn.
Verwijder alle meetings uit je agenda.
Als het je echt teveel wordt kan je altijd nog deze radicale optie overwegen. Het klinkt als een gekke stap, maar het is een best practice van ons! Door namelijk alle meetings te verwijderen, verwijder je ook de onnodige meetings. De belangrijke meetings komen vanzelf terug. Aan het eind van de streep heb je een agenda met enkel de belangrijke meetings.
